Rodo a monitoring w miejscu pracy

25 maja 2018 r. we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej (w tym w Polsce) zaczęło obowiązywać RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, co spowodowało szereg zmian w przepisach.

Jedną z najbardziej inwazyjnych form przetwarzania danych osobowych jest monitoring wizyjny, który wg Urzędu Ochrony Danych Osobowych powinien być stosowany jedynie w sytuacji, gdy pracownikom lub klientom nie da się zapewnić bezpieczeństwa środkami, w mniejszym stopniu ingerującymi w prywatność.

KLAUZULE INFORMACYJNE

Jeśli chodzi o oznaczanie terenu, objętego monitoringiem, dopuszczalne jest stosowanie tzw. warstwowych klauzul informacyjnych, składających się z oznaczenia graficznego / piktogramu oraz klauzuli informacyjnej. UODO proponuje, aby na tablicy ostrzegającej o monitorigu zamieścić:

• dane administratora, 
• cel przetwarzania danych, 
• zasięg monitoringu, 
• okres przechowywania danych,
• informacje, które mogą zaskoczyć osobę obserwowaną, 
• wiedzę, gdzie można szukać informacji uzupełniających (np. nr telefonu, adres strony www czy punktu kontaktowego). 

Jest to tak zwana pierwsza warstwa klauzuli informacyjnej.

Przykłady poprawnych i niepoprawnych klauzul informacyjnych znaleźć można na stronie: https://uodo.gov.pl/pl/file/2008.

Pełna klauzula informacyjna zawierająca informacje, o których mowa w art. 13 RODO jest tzw. drugim etapem informowania o monitoringu, który można zrealizować na różne sposoby - jak na przykład wywieszając informacje na recepcji obiektu czy wyświetlając je na ogólnodostępnym monitorze.

Tablice informujące o monitoringu wizyjnym powinny być:

• umieszczone w bliskiej odległości do miejsc, podlegających nadzorowi, 
• syntetyczne, 
• widoczne i czytelne (czyli znajdować się na linii wzroku lub zawierać litery możliwe do odczytania z większej odległości). 

Dodatkowo każde pomieszczenie, w którym znajduje się kamera, powinno być oznaczone piktogramem, np. Obiekt monitorowany.

Należy jednak zwrócić uwagę, że nie w każdej firmie, zajmującej się dystrybucją znaków BHP, można zakupić spersonalizowaną tabliczkę, spełniająca powyższe wymogi, czyli zawierającą indywidualne dane o przetwarzaniu danych osobowych. Można zamówić ją u nas, kontaktując się z Działem Obsługi Klienta w sprawie realizacji druku na zamówienie.

WYKLUCZENIA

Monitoring nie może obejmować (art. 222 Kodeksu Pracy, EROD - Europejska Rada Ochrony Danych):

• pomieszczeń sanitarnych, 
• szatni, 
• stołówek,
• palarni, 
• gabinetów lekarskich i zabiegowych, 
• saun
• sal fitness
• kin, 
• parków i ławek miejskich.

KIEDY MONITORING NIE PODLEGA RODO?

Istnieją sytuacje, w których rejestrowanie i przetwarzanie wizerunku nie podlega przepisom RODO. 
W przepisach mowa o tzw. Kryterium użytku domowego, które wprawdzie nie jest dokładnie sprecyzowane, ale można zrozumieć sterujące nim zasady za pomocą przykładów, takich jak np. używanie kamery parkowania w samochodzie (przy jednoczesnym niezbieraniu obrazów pozwalających na identyfikację osób fizycznych - w tym również numerów rejestracyjnych) oraz nadzór prywatnego ogródka (przy czym kamera nie może obejmować przestrzeni publicznej).

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH - REGULACJE

Jeśli chodzi o przetwarzanie danych z monitoringu wizyjnego, to przede wszystkim regulują to: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora), art. 6 ust. 1 lit. e RODO (konieczność wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze).

Jedynie w wyjątkowych przypadkach jako podstawę prawną można wykorzystać zgodę właściciela danych osobowych.

PRZECHOWYWANIE I UDOSTĘPNIANIE DANYCH

Wg wytycznych EROD nagrania powinny być usuwane po kilku dniach, natomiast w praktyce okres ten wynosi zwykle od 30 dni do 3 miesięcy.

Każdej osobie przysługuje prawo do wglądu i zmiany własnych danych osobowych, a dodatkowo możliwe jest udostępnienie ich na żądanie osoby trzeciej w przypadku, gdy cel ich wykorzystania jest tożsamy z celem stosowania monitoringu (np. gdy na parkingu objętym monitoringiem wizyjnym w celu zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikom ktoś porysował nasz samochód, a my chcemy poznać okoliczności tego zajścia).