BHP w pracy zdalnej

Praca zdalna istniała w wielu sektorach (takich, jak IT, grafika, marketing, handel) od wielu lat, chociaż dopiero pandemia Covid-19 wymusiła zmianę Kodeksu Pracy i regulacje prawne tego modelu zatrudnienia (nowelizacja KP z dnia 1 grudnia 2022 r.). Obecnie reguły, dotyczące wykonywania pracy zdalnej, tzw. telepracy, znaleźć można w art. 675 Kodeksu Pracy.

Czym jest praca zdalna?

To rodzaj pracy, wykonywanej całkowicie lub częściowo (tzw. praca hybrydowa) w miejscu uzgodnionym przez pracownika z pracodawcą (np. pod adresem zamieszkania pracownika, w przestrzeni co-workingowej), z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (mail, telefon itd.). 
Ustalenie, w jakim miejscu ma odbywać się świadczenie pracy, ma pomóc w kontroli nad realizacją obowiązków. 

Z uwagi na charakter pracy nie wszyscy mogą wykonywać pracę zdalną (w przypadku gdy konieczne jest, by pracownik znajdował się w konkretnym miejscu - przykładowo: kierowca, budowlaniec, pracownik produkcji). Istnieją również prawne przeciwwskazania co do wykonywania zdalnie prac, które są szczególnie niebezpieczne, na przykład w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, prac z zastosowaniem substancji szkodliwej dla zdrowia lub mieszaniny szkodliwej dla zdrowia lub procesów technologicznych, prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się substancji trujących, zakaźnych, promieniotwórczych, drażniących lub uczulających.

Kto i w jakich okolicznościach może decydować o pracy zdalnej?

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą wystąpić z inicjatywą wykonywania pracy zdalnej. Decyzja ta może być podjęta zarówno na samym początku, przy zawierania umowy o pracę, jak i w trakcie trwania zatrudnienia.

Istnieją dwa przypadki, w których druga strona musi zgodzić się na pracę zdalną: 

1. Pracodawca ma możliwość przymusowego wysłania pracownika na pracę zdalną w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po jego odwołaniu, a także w okresie, w którym jest czasowo niemożliwe zapewnienie przez pracodawcę w zakładzie pracy odpowiednich warunków BHP, z powodu działania siły wyższej. Obecnie w Polsce cały czas trwa stan zagrożenia epidemiologicznego.
   
   
2. Pracodawca zmuszony jest wyrazić zgodę na pracę zdalną, jeśli pracownik jest w ciąży, wychowuje dziecko poniżej 4 roku życia, lub opiekuje się członkiem najbliższej rodziny, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności.

Regulamin pracy zdalnej

Pracę zdalną może określać szereg zasad, choć z drugiej strony ustawodawca pozostawił pracodawcy dość dużą swobodę w zakresie ich ustalania, w szczególności, jeśli chodzi o zwrot kosztów pracy zdalnej (np. energii elektrycznej).

Przykładowo, można określić:

• która grupa pracowników ma możliwość pracy zdalnej
• zasady pokrywania przez zakład pracy kosztów pracownika, ponoszonych w związku z pracą zdalną
• zasady porozumiewania się między pracodawcą i pracownikiem / między pracownikami
• jak przebiegała będzie kontrola wykonywania pracy przez osobę, pracującą zdalnie (w tym jej obecności), kontrola BHP, czy kontrola bezpieczeństwa informacji (m.in. danych osobowych).

Obowiązki pracodawcy w przypadku pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek:

• zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej (komputer, telefon, etc.) - strony mogą jednak wspólnie zgodzić się na korzystanie w tym celu przez pracownika z własnego sprzętu
• zapewnić instalację i serwis owych narzędzi pracy lub zwrócić pracownikowi poniesione koszty
• pokryć koszty energii elektrycznej / usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej (przy czym jeśli pracownik otrzyma ów ekwiwalent pieniężny, pracownik nie będzie musiał od tych środków płacić podatku, gdyż nie stanowią one przychodu przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128). 

Jeśli praca zdalna jest świadczona okazjonalnie, nie ma obowiązku podpisywania uzgodnień między stronami ani zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika.

Prawa pracownika zdalnego

Pracownik zdalny ma taki sam status, jak stacjonarny i przysługuje mu:

• równe traktowanie pracowników, jeśli chodzi o nawiązanie i rozwiązanie stosunku pracy, warunki zatrudnienia, szkolenia i awanse
• zakaz dyskryminacji pracownika z powodu wykonywania przez niego pracy zdalnej lub odmowy pracy zdalnej
• prawo do przebywania na terenie zakładu pracy oraz korzystania z urządzeń, pomieszczeń i obiektów pracodawcy.

Kontrola pracownika zdalnego

Pracodawca ma prawo do:

• kontroli wykonywania pracy zdalnej (na polecenie pracodawcy pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności)
• kontroli BHP
• kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa informacji (w tym celu powinny zostać wcześniej opracowane wewnętrzne procedury ochrony danych osobowych)

Kontrola owa może zostać przeprowadzona w miejscu wykonywania pracy zdalnej, czyli w mieszkaniu prywatnym pracownika (z poszanowaniem jego prywatności) i w czasie pracy, jednak jest termin powinien być wcześniej zapowiedziany.